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Thema: Software as a Service
Branche: Online-Handel
Land: Großbritannien
Kunde: East Lothian Council

Schottischer Verwaltungsbezirk spart mit zentralem Service zur Wohngeld-Berichterstattung jährlich 30 Arbeitstage ein

Geschäftsanforderungen

Die Wohngeldabteilung der Verwaltungsbehörde East Lothian setzte früher manuelle Systeme ein, um die nötigen Berichte für das Arbeits- und Pensionsamt (Department of Work and Pensions, DWP) zu erstellen. 2004 übertrug das DWP der Verwaltungsbehörde die Führungsverantwortung für das NPMF-Projekt (National Performance Management Framework), das ganz Großbritannien übergreift und die Wohngeldverwaltung in England, Schottland und Wales verbessern soll. Nachdem das Vorhaben zunächst als Pilotprojekt in nur 10 Gemeinden durchgeführt wurde, erfasst das NPMF nunmehr über 300 Gemeindebehörden.

Colin Shand, in der Verwaltung von East Lothian verantwortlich für die Staatseinkünfte sowie für Informations- und Kommunikationstechnologie, erklärt: „Früher mussten wir für das DWP jeden Monat ein 20-seitiges Dokument ausfüllen und dafür verschiedene Informationsquellen heranziehen. Der Zeitaufwand zur Bearbeitung der DWP-Anfragen sowie zur Überprüfung der Informationen und die Kosten für die Berichterstattung waren erheblich. Wir konnten zu einem gegebenen Zeitpunkt immer nur drei bis vier Kennwerte überwachen, weil wir riesige Mengen an Information verarbeiten mussten. Der quartalsmäßige Kontrollbericht nahm mitunter eine ganze Arbeitswoche in Anspruch. Der Austausch von Informationen oder Best Practices mit anderen Verwaltungsbehörden gestaltete sich schwierig und langwierig. Wir mussten Synergien schaffen und vor allem die Servicequalität für unsere Bürger verbessern, die Unterstützungszahlungen beantragen.

Mit nur 90.000 Steuerzahlern in einem großflächigem Verwaltungsbezirk war East Lothian auf der Suche nach einer günstigen neuen Lösung, die insbesondere den Kostenaufwand von Änderungen minimieren und dem Steuerzahler einen besseren Gegenwert für sein Geld bieten sollte. Ein gemeinsamer landesweiter Service für alle 408 Wohngeldbehörden war für uns hochgradig attraktiv“, so Shand. „Durch die Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungsbehörden hofften wir Synergien zu erzielen und den Service für die ortsansässigen Bürger zu verbessern.“

Die Lösung

Microsoft® Partner SunGard Public Sector ist Großbritanniens größter Anbieter von Geschäftsleistungs-Managementsoftware für lokale und zentrale Behörden. Die Referenzen des Unternehmens waren ein gutes Argument für die Finanzierungszusagen seitens des DWP für das NPMF und in dieser Hinsicht auch Voraussetzung für die SaaS-Bereitstellung in East Lothian.

Das NPMF wird in Vertretung von SunGard Public Sector von NTT Europe Online gehostet, das für die permanente Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der Umgebung sorgt. Das Unternehmen greift auf die Microsoft-Lösung für Windows-basiertes Applikations-Hosting zurück, die Hosting-Anbietern und ISVs Technologien und Verfahren zur Implementierung von SaaS-Applikationen an die Hand gibt.

Chris Knighton, CEO von SunGard Public Sector, erläutert: „NTT Europe Online bot die Erfahrung, die Skalierbarkeit und auch ein Preismodell, das unseren Vorstellungen entsprach. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass uns mit der Entscheidung zur Kooperation mit NTT Europe Online eine große Last von den Schultern genommen wurde, denn die Management-Services dieses Anbieters sorgen dafür, dass die Plattform verfügbar, zuverlässig und sicher bleibt. Die Bewältigung eines Großprojekts wie NMPF mit herkömmlichen Softwarelizenzen und Hardwareinstallationen wäre im gegebenen Zeitrahmen undenkbar gewesen. Das würde einfach viel zu lang dauern.“

Die wichtigsten Technologiekomponenten:

• Die Leistungsmanagement-Applikation Aspirview, die mit den bestehenden lokalen Behördensystemen integriert wurde und auf die nationale Infrastrukturumgebung Bridge zurückgreift.
• Der Zugriff erfolgt über das sichere Behörden-Intranet, für lokale Behörden, die nicht an das Intranet angeschlossen sind, über Secure-FTP.
• Microsoft SQL Server® 2005 Datenbank-Software, Windows Server® 2003 Betriebssystem in 32- und 64-Bit-Version, Microsoft ASP.NET 2.0 und Microsoft Internet Explorer® 6.
• NTT Europe Online stellte SunGard Public Sector seine Erfahrungen in der Verwaltung skalierbarer SaaS-Lösungen mit IBM-Hardware im Rahmen des Microsoft SaaS Incubation Center-Programms zur Verfügung.
• SunGard Public Sector stellte für alle teilnehmenden lokalen Behörden verschiedene Anleistungsdokumente bereit, die jeweils bestimmte Mitarbeiter der Behörde erhielten, zum Beispiel Veraltungsbeamte für Staatseinkünfte und Unterstützungszahlungen oder IT-Leiter. Shand erklärt: „Mit SaaS nimmt die Implementierung der Berichterstattung kaum Zeit in Anspruch. Außerdem ist die Lösung in hohem Maße benutzerfreundlich, so dass nur wenig Schulungsbedarf besteht.“

Vorteile

Durch die Implementierung des NPMF auf SaaS-Basis erzielen die lokalen Behörden signifikante Produktivitätssteigerungen und Synergieeffekte. Die Erfüllung der gesetzlichen Offenlegungspflichten wurde deutlich erleichtert. Shand erläutert: „In den drei Jahren, in denen wir bereits mit der SaaS-Lösung gearbeitet haben, konnten wir immense Verbesserungen feststellen. Früher haben wir für einen Kontrollbericht eine ganze Arbeitswoche gebraucht. Nun können wir einen grafischen Bericht mit nur einem Mausklick erstellen und müssen keine weiteren Daten in unsere Arbeitsblätter importieren. Auf dieser Grundlage können wir nicht nur drei oder vier Datenwerte sondern ein breites Spektrum an Leistungskennzahlen verfolgen.“

• Das automatische Laden und Erstellen der Leistungsdaten spart jährlich 18 Arbeitstage.
• Mit der Hervorhebung ungewöhnlicher Werte, die Vorbewertung und der elektronische Transfer spart die Verwaltung jährlich 12 Arbeitstage.
• Beamte des DWP erhalten hochwertigere Daten in einem einheitlichen elektronischen Format. Früher mussten die Daten aller 408 Kommunen an zentraler Stelle erneut von Hand eingegeben werden. Die effizientere Datenübermittlung zwischen wichtigen öffentlichen Dienststellen bewirkt, das strategische und politische Entscheidungen nun auf der Basis eines qualitativ hochwertigen Datenbestands und bis zu 6 Monaten früher als zuvor gefällt werden können.
• Das NPMF stellt die bisher größte SaaS-Implementierung ihrer Art im öffentlichen Sektor dar. Sie gilt behördlichen Planern daher als richtungsweisendes Projekt für die künftige Implementierung kommunenübergreifender Services.
• Die Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungsbeamten für Staatseinkünfte und Unterstützungszahlungen in den teilnehmenden Behörden wurde wesentlich erleichtert.
• Bürger, die Wohngeld erhalten, erfahren nun einen weitaus besseren, beständigeren Service, der auch die Best Practices anderer Standorte einbezieht.
• Dank des SaaS-Konzepts müssen die teilnehmenden Behörden keine speziellen Software- und Hardwareprodukte erwerben.

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