Managed Hosting for Dynamic Enterprises
Tremco illbruck
Thema:Hohe Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Flexibilität
Branche:Fertigungsindustrie - Gebäudeabdichtung
Land: Deutschland
Kunde: Tremco illbruck
Mehr Raum fürs Business
Tremco illbruck, ein Spezialist für Witterungsschutz und Gebäudeabdichtung, hat seine Kommunikationsplattform an NTT Europe Online ausgelagert. Ein wichtiges Entscheidungskriterium dabei: Die hochverfügbare IT-Infrastruktur des Managed Hosting Providers erfüllt die anspruchsvollen US-Compliance-Anforderungen nach Sarbanes-Oxley.
Ein schnelles Wachstum, unter anderem bedingt durch Akquisitionen, stellt die gesamte Organisation und nicht zuletzt die IT vor große Herausforderungen: Wie verfährt man mit bisherigen dezentralen Infrastrukturen? Lässt sich der deutlich höhere Aufwand für Administration und IT-Betrieb mit dem vorhandenen Personalbestand bewältigen? Sollten nicht allein schon aus wirtschaftlichen Gründen einzelne Aufgaben an spezialisierte Dienstleister ausgelagert werden? Vor diesen Fragen stand auch Tremco illbruck. Das Unternehmen entstand im Jahr 2005 durch eine Fusion von illbruck Abdichtungssysteme und Tremco Europe und ist heute einer der Branchenführer im Bereich Witterungsschutz und Gebäudeabdichtung in Europa. Tremco illbruck produziert und vertreibt Abdichtungssysteme in den Bereichen Fenster, Fassade, Isolierverglasung, Fußboden und Witterungsschutz. Fünf Produktkompetenzzentren bilden länderübergreifend für die verschiedenen Produktgruppen, wie beispielsweise Dichtbänder oder Silikone, eine leistungsfähige Plattform für Innovationen.
Wie so oft bei Firmenzusammenschlüssen fanden sich auch bei Tremco illbruck die IT-Verantwortlichen mit einer völlig neuen Situation konfrontiert. Von heute auf morgen hatten sie nicht nur mit mehreren Ländern und Standorten zu tun, sondern auch mit heterogenen IT-Landschaften. Als Messaging-Systeme kamen sowohl IBM Lotus/Domino als auch Microsoft Exchange zum Einsatz.
Die Benutzerverwaltung in den unterschiedlichen Systemen, aber auch der alltägliche Betrieb und der Support erwiesen sich als wahre Herkulesaufgabe: „Mehrere Versionsstände der Messaging-Systeme Exchange und Notes, die Betreuung von Anwendern in 14 Ländern und fünf Zeitzonen – das war auf Dauer einfach nicht effektiv“, erläutert Frank Roth, Group Manager IT Infrastructure bei Tremco illbruck in Bodenwöhr. Vor diesem Hintergrund hat man sich in der IT-Abteilung recht bald die Frage gestellt, ob nicht – allein schon aus wirtschaftlichen Gründen – einzelne Aufgaben an spezialisierte Dienstleister ausgelagert werden sollten. „Unsere Leitlinie ist klar: Das Kerngeschäft einer IT-Abteilung ist nicht der Betrieb von Servern und das Wechseln von Sicherungsbändern, sondern vielmehr die strategische Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen und den unmittelbar wertschöpfenden Prozessen“, erläutert Roth.
Die Zielsetzung der neuen Lösung: Eine Konsolidierung aller, in der europäischen Tremco-illbruck-Gruppe vorhandenen, Microsoft-Exchange-2000- sowie Lotus-Notes-Systeme auf ein zentrales Exchange-2007-System und die Einführung eines neuen Microsoft Office SharePoint Service in einer hochverfügbaren Umgebung. Der erste Schritt bestand darin, zunächst einmal eine einheitliche Messaging-Plattform aufzubauen. Der gemeinsame Nenner: Microsoft Exchange 2007. Eng damit verbunden war die Konsolidierung der gesamten Benutzerverwaltung auf Basis von Microsoft Active Directory. Sehr bald schon fiel dann die Entscheidung, sich einen qualifizierten Managed Hosting Provider zu suchen.
Es wurde eine offizielle Ausschreibung formuliert. Die Vorgabe: Der Managed Hosting Provider sollte die gesamte Messaging-Infrastruktur bestehend aus Microsoft Exchange, Microsoft Office SharePoint und einem BlackBerry Enterprise Server betreiben. SharePoint ist gedacht zum Aufbau von Unternehmensportalen und Intranet-Lösungen, bei denen auf einer einheitlichen Oberfläche unterschiedliche Applikationen und Informationen bereitgestellt werden. Idealerweise eröffnet ein solches Portal über einen Browser den personalisierten, sicheren Zugang zu Daten, internem Unternehmens-Know-how und Anwendungen.
Der BlackBerry-Dienst, wie ihn das Unternehmen aus der Baustoffbranche im Einsatz hat, verfügt über eine Anbindung an Exchange und versorgt die mobilen Anwender und das Management mit E-Mails. Anfangs nutzten rund 50 Mitarbeiter BlackBerry-Geräte. In den nächsten zwölf Monaten soll die Zahl europaweit auf gut 150 steigen.
Hochleistungsfähige und sichere Hosting-Infrastruktur
Im Frühjahr 2008 fiel dann die Entscheidung, die Infrastruktur an NTT Europe Online auszulagern und den Managed Hosting Provider mit dem Betrieb der neuen hochverfügbaren Umgebung zu beauftragen. Bei dem Zuschlag für NTT Europe Online waren eine Reihe von Faktoren von Bedeutung, unter anderem die hochwertige Qualität und Leistungsfähigkeit der Server- und Storage-Infrastruktur und die damit verbundenen Backup-, Recovery- und Datensicherheitsfunktionen. Eine wichtige Anforderung: Das Backup von Microsoft Exchange muss im laufenden Betrieb erfolgen. Hier geht es um Datenvolumina im TB-Bereich, die innerhalb von wenigen Minuten parallel zu laufenden Anwendungen zu sichern sind. Gefragt waren auch Referenzen, die der Managed Hosting Provider und Spezialist für den sicheren und hochverfügbaren Betrieb einer Messaginginfrastruktur ins Feld führen konnte. „Nicht zuletzt überzeugte uns deren schlüssiges, homogenes Gesamtkonzept – und das alles zu einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis“, erläutert Frank Roth.
Compliance-Anforderungen nach Sarbanes-Oxley
Als zentrale Rahmenbedingung bei der Ausschreibung erwiesen sich die Compliance-Anforderungen. Als deutsche Tochtergesellschaft eines börsennotierten US-Unternehmens muss Tremco illbruck stets die anspruchsvollen US-Compliance-Vorschriften aus dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) berücksichtigen. Betroffen davon ist nicht nur das gesamte Finanzwesen und die Rechnungslegung (Revisionssicherheit), sondern beispielsweise auch die Dokumentation von IT-Prozessen wie die Benutzerverwaltung sowie die Vergabe und Kontrolle von Benutzerrechten. Darüber hinaus stellt SOX hohe Anforderungen an die gesamte Datenhaltung und damit auch an die Messaging-Applikationen. Der Managed Hosting Provider musste und konnte die benötigten Nachweise zum Beispiel für Backup und Restore der Mails erbringen – erst dann ist Tremco illbruck auf diesen Gebieten SOX-konform.
Die Erfüllung anspruchsvoller Compliance-Anforderungen hat für einen Managed Hosting Provider einen hohen Stellenwert. Prozesse, Verfahren und die Fähigkeit, sich an schnell wandelnde Sicherheitsgegebenheiten anpassen zu können, sind in dem Umfeld äußerst wichtig. So ist NTT Europe Online nach ISO 27001 für das Management von Informationssicherheit zertifiziert und verdeutlicht damit, welche herausragende Bedeutung den Themen Business Continuity, Compliance und IT-Security beigemessen wird.
Infrastruktur bietet Raum für weiteres Wachstum
Für die Anbindung der einzelnen Niederlassungen an die Firmenzentrale zeichnet Tremco illbruck verantwortlich. NTT Europe Online stellt eine entsprechend dimensionierte und ausfallsichere Internetverbindung bereit und nutzt das Tier1-IP-Netzwerk der Muttergesellschaft NTT Communications. „Die VPN-Anbindungen wurden in einigen Fällen mit einem Anruf und in zwei Tagen international bereit gestellt, selbst in Ländern wie Russland und Finnland lief alles reibungslos“, so Frank Roth. „Mit der schnellen Bereitstellung von Kommunikationsleitungen kann NTT Tremco illbruck jederzeit bei seinen Expansionszielen unterstützen.“
Innerhalb von drei Monaten gelang es der IT-Abteilung und den Consultants von NTT Europe Online parallel zum laufenden Betrieb die notwendigen Vorkehrungen für den Umstieg zu schaffen. Bereits nach kurzer Zeit arbeiteten 550 Benutzer mit der ausgelagerten Lösung. Im Endausbau, der zu Jahresende 2008 erreicht wurde, waren es 750 europäische Mitarbeiter von Tremco illbruck. Der Outsourcing-Vertrag hat eine Laufzeit von 36 Monaten. Verständlich, dass Frank Roth nach rund acht Monaten eine äußerst positive Bilanz zieht: „Die Auslagerung der unternehmenskritischen Kommunikationsinfrastruktur hat sich für uns ausgezahlt. Wir können heute weit flexibler als zuvor agieren und haben uns den Spielraum geschaffen für kommende strategische IT-Projekte geschaffen.“
